Plataforma de Polos Educacionais · Product Design
Quando o dinheiro não é claro, a relação também se desgasta.
Redesenhei a experiência financeira de uma plataforma B2B de gestão educacional para dar mais transparência aos repasses, autonomia aos parceiros e clareza sobre as movimentações financeiras.
Product Designer · End-to-end
Sobre o projeto
- Produto
- Plataforma de gestão de polos parceiros
- Plataforma
- Web
- Disciplina
- Product Design end-to-end
- Contexto
- B2B · EdTech
- Status
- Implementado
Nota de confidencialidade: Algumas informações institucionais foram generalizadas por questões de confidencialidade.
01Contexto e problema
Os valores podiam ser consultados. Mas entendê-los era outra história.
A plataforma web era usada por gestores de polos educacionais parceiros, funcionários desses polos e profissionais de uma rede de instituições de ensino. Ali aconteciam matrículas, gestão de alunos, registro de polos, marcação de provas e também a parte financeira.
Este case trata apenas da experiência financeira: ela estava distribuída em diferentes funcionalidades, com uma tabela de extrato precária e informações difíceis de interpretar.
Onde a experiência falhava
- 01Extrato confusoPouco intuitivo para acompanhar o que entrava e o que saía.
- 02Funcionalidades espalhadasA parte financeira ficava distribuída pelo sistema.
- 03Repasses difíceis de entenderNão era simples compreender como se chegava aos valores.
- 04Descontos pouco clarosBaixa clareza sobre os descontos aplicados aos valores.
- 05Estornos sem contextoEstornos decorrentes de operações com alunos podiam dificultar a leitura dos valores.
- 06Contestação ineficienteContestar uma divergência era um processo pouco eficiente.
- 07Pouca flexibilidadeA liberação dos repasses seguia um calendário pouco flexível.
Essas dificuldades geravam desconfiança e desgaste na relação entre os polos e a instituição de ensino.
A recorrência das reclamações esteve entre os sinais que ajudaram a entender o problema.
Em uma relação financeira, disponibilizar a informação não é suficiente.Ela precisa ser compreensível, rastreável e útil para a tomada de decisão.
02Discovery
Entender a operação antes de redesenhar a interface.
Conduzi a descoberta junto aos dois lados da relação, para entender tanto o que os polos precisavam quanto o que a instituição precisava preservar.
Como a operação foi entendida
- 01Entrevistas com representantes dos polos parceiros
- 02Reuniões com stakeholders da instituição de ensino
- 03Mapeamento da jornada financeira
- 04Levantamento das necessidades dos usuários
- 05Análise das reclamações recorrentes
- 06Entendimento das regras de negócio e das restrições operacionais
Duas perspectivas a equilibrar
Os polos parceiros
- Entender os valores recebidos
- Contestar divergências
- Administrar melhor o próprio fluxo de caixa
A instituição de ensino
- Manter suas regras financeiras
- Preservar seus controles
- Garantir seus processos de aprovação
A dificuldade não se limitava à apresentação dos valores.A experiência inteira tornava difícil entender o que havia acontecido, o que ainda estava pendente e quando o dinheiro estaria disponível.
03A decisão de design
E se a gestão financeira dos polos funcionasse como um banco?
Em vez de ensinar uma nova lógica, usamos uma que os usuários já conheciam.
A ideia era estruturar a experiência em torno de um modelo mental que os parceiros já usavam no dia a dia, para que reconhecessem padrões familiares de gestão financeira em vez de aprender uma lógica nova.
O que o modelo bancário trazia
- Extrato
- Um extrato compreensível ajuda a acompanhar as movimentações.
- Status
- O status dos repasses reduz a ambiguidade.
- Contestação
- Contestar uma divergência precisa ter um caminho identificável.
- Saldo disponível
- A disponibilidade dos valores deve ser transparente.
- Uma conta
- A gestão financeira precisa funcionar como uma experiência coerente, não como funcionalidades isoladas.
A familiaridade foi a hipótese e a estratégia de design adotadas. Ela não foi medida isoladamente como causa de melhoria.
O raciocínio, antes e depois
Antes
- Informações dispersas
- Interpretação difícil
- Contestação confusa
- Dependência de esclarecimentos
Depois
- Informações organizadas
- Movimentações compreensíveis
- Status visível
- Maior autonomia
Síntese do raciocínio de design — não é uma métrica nem um funil medido.
04A solução
Uma operação financeira mais familiar, do extrato à disponibilidade do dinheiro.
Funcionalidades concebidas e implementadas na nova experiência financeira da plataforma.
- 01
Extrato e movimentações
Uma experiência financeira mais organizada para consultar e compreender os movimentos relacionados aos valores do polo.
- 02
Visibilidade dos repasses
Consulta do status dos repasses, com mais clareza sobre a situação financeira e a disponibilidade dos valores.
- 03
Contestação de divergências
Possibilidade de contestar repasses ausentes ou divergentes, tornando o processo mais explícito.
- 04
Gestão financeira relacionada aos alunos
Visualização das informações financeiras associadas aos alunos e às operações do polo.
- 05
Mais flexibilidade para movimentar valores
Os parceiros passaram a contar com mais flexibilidade para sacar valores disponíveis.
A flexibilidade aumentou, mas os saques continuavam sujeitos às regras, às condições e aos processos de aprovação da instituição.
O modelo, em esquema
Saldo disponívelValor omitido
| Movimentação | Origem | Valor | Status |
|---|---|---|---|
| Entrada | Repasse do período | Valor omitido | Disponível |
| Saída | Desconto aplicado | Valor omitido | Descontado |
| Saída | Estorno de operação de aluno | Valor omitido | Identificado |
| Contestação | Repasse divergente | Valor omitido | Em análise |
05Design sob restrições
Desenhar uma boa experiência também é trabalhar com as restrições que existem.
A solução precisava funcionar dentro das limitações de uma plataforma low-code. Isso exigiu equilibrar a experiência desejada com as possibilidades reais de implementação, priorizando clareza, organização e coerência entre as funcionalidades.
O que foi priorizado
- Clareza
- Organização
- Coerência
06Implementação e feedback
Uma solução implementada, acompanhada de perto.
A solução foi implementada e passou a ser utilizada pelos polos parceiros.
O acompanhamento aconteceu por meio dos feedbacks de quem vivia a operação dos dois lados.
Feedbacks acompanhados
- Gestores dos polos
- Representantes da instituição de ensino
Não há indicadores de satisfação nem resultados quantitativos registrados para este projeto — as ferramentas disponíveis na época não permitiam esse acompanhamento.
Minha atuação · Product Design end-to-end
- Pesquisa e compreensão do contexto
- Necessidades dos parceiros
- Mapeamento da jornada
- Análise das regras de negócio
- Benchmarking de bancos digitais
- Estratégia de experiência
- Arquitetura da informação e desenho das funcionalidades
- Acompanhamento dos feedbacks
A implementação e as decisões que dependiam da instituição foram construídas em conjunto com as áreas administrativa, financeira e fiscal, a diretoria e outros stakeholders.
07Impacto e aprendizados
Mais transparência para uma relação que depende de confiança.
O trabalho buscou melhorar a transparência, a autonomia e a relação entre os polos e a instituição.
Mudanças na experiência
- Informações financeiras organizadas de forma mais compreensível.
- Mais visibilidade sobre repasses e movimentações.
- Um processo de contestação mais explícito.
- Mais flexibilidade para administrar os valores disponíveis.
Não há métricas quantitativas disponíveis para este projeto. O impacto descrito aqui é qualitativo.
Aprendizado de produto
A familiaridade pode ser uma ferramenta importante para simplificar operações complexas. Em vez de exigir que o usuário aprenda uma nova lógica, podemos estruturar a experiência com base em modelos mentais que ele já usa no cotidiano.
Reflexão
Esse projeto reforçou para mim que simplificar uma experiência não significa retirar toda a complexidade do negócio. Significa torná-la compreensível para quem precisa lidar com ela.